Apsiyon'da site sakinleri tarafından iletilen her türlü istek, şikayet ve arıza bildiriminin takibini, İş Takibi modülü ile rahatlıkla yapabilirsiniz. Gelen iş taleplerini personellerinize atayabilir, site sakini ile mesajlaşabilir, iş tamamlandıktan sonra site sakinine yapılan işe istinaden anket gönderebilirsiniz. Tüm bu kurguların ve işlemlerin nasıl yapılacağına dair detaylar için aşağıdaki yönergeleri takip edin.

İş takibine başlamadan önce, bir defaya mahsus olmak üzere bazı tanımlamalar yapılması gerekmektedir. İlk olarak, sol tarafta yer alan menülerimizden Teknik / İş Takibi / Departmanlar alanına gelin.
Yeni Kayıt butonuna tıkladığınızda, karşınıza departmanınıza dair detayların girileceği parametreler gelecektir.

Departmanlara ait parametreler sırasıyla aşağıdaki gibidir;


Departman Adı*: Takip edilecek departmanın adını yazın.

Bağlı Olduğu Departman: Varsa bağlı olduğu departmanı seçin. Bağımsız departmanlar için boş bırakın.

E-Posta Adresi: Departman ile ilgili gelişmelerin bildirileceği e-posta adresini belirtin. Eğer boş bırakılırsa bildirimler departman sorumlusuna yapılacaktır. Birden fazla eposta adresini virgüller ile ayırarak girin.

Telefon Numarası: Bildirim yapılacak SMS numarasını belirtin. Birden fazla SMS numarasını virgüller ile ayırarak girin.

Web Sitesinde Görüntülensin: Site sakinleri iş takibi oluşturacağı zaman, Departman seçiminde ilgili departmanın görünmesini istiyorsanız, seçin.

İş Takibi Yapabilir: Departmanlara Göre Görevler alanında ilgili departmanın listelenmesini istiyorsanız, seçin.

Açıklama: Departmana ilişkin açıklamayı yazın.

Bu alanda yer alan bilgileri doldurduktan sonra, departmanda yer alan çalışanları listelemek için Departman Personelleri sekmesini açın. Bu alanda, ilgili departmanda yer alan personelleri ve yöneticiyi belirleyebilirsiniz.

Departman Sorumlusu: İlgili departman ile ilgili sorumlu kişidir.

Departman sorumlusuna departmanla ilgili yeni talepler, SMS ve E-Posta yoluyla iletilir. Site / Personel alanında kişinin kaydında bulunan iletişim bilgileri referans alınır.

Yeni Satır Ekle butonuna tıklayarak, departmanda görevli olan personel ekleyeceğiniz satırları açabilirsiniz. Personellerinize ait açıklama, E-posta ve SMS bilgilerini yazın.

Personel sütununda açılan kayıtlar, Site / Personel alanından eklenmektedir. Personele ait kaydın nasıl yapılacağına dair detayları buradan öğrenebilirsiniz.

İkinci tanım olarak, yine sol taraftaki menülerimizden Teknik / İş Takibi / Ortak Alanlar bölümünü açın. Yeni Kayıt butonuna tıkladığınızda, karşınıza ortak alanınıza dair detayların girileceği parametreler gelecektir.

Ortak Alanlara ait parametreler sırasıyla aşağıdaki gibidir;

Ortak Alan Adı: Ortak alan adı girin.

Teknik / İş Takibi / İş Takip Kayıtlar alanındaki talepte İlgili Alanı Ortak Alan seçtiğinizde, hemen altında Ortak Alan Adı parametresi aktifleşir ve Teknik / İş Takibi / Ortak Alanlar menüsünden yaptığınız tanımlamaları seçebilirsiniz.

Açıklama: Ortak alanın açıklamasını yazın.

Ortak alanların tanımının ardından, site sakinlerinin ilettiği taleplerin tiplerinin detaylandırılacağı kurulum adımı var.
Sol taraftaki menülerimizden Teknik / İş Takibi / Talep Tipleri alanına gelin.

Yeni Kayıt butonuna tıkladığınızda, karşınıza talep tiplerinize dair detayların girileceği parametreler gelecektir.

Talep Tiplerine ait parametreler sırasıyla aşağıdaki gibidir;

Talep Adı*: Site sakinlerinin oluşturacağı iş takiplerine istinaden kullanabilecekleri talep adını yazın.

İlgili Departman*: İlgili talep hangi departmanı ilgilendiriyorsa, seçin. Teknik / İş Takibi / Departmanlar alanından oluşturabilirsiniz.

Kod: İlgili talebe istinaden özel bir kod varsa, yazın.

Açıklama: İlgili talebe istinaden bir açıklama varsa, yazın.

Müdahale Süresi: İlgili talep atandığında ne kadar sürede müdahale edilmesi gerekiyorsa, yazın.

Müdahale Periyodu: Müdahale süresine yazdığınız sayını dakika, saat, gün, hafta ve ay cinsinden belirtin. 

Müdahale Periyodu Saat, Müdahale Süresi 1 ise, 1 saatlik bir müdahale zamanından bahsedilebilir.

Talep tiplerini oluşturduğumuzda, mevcut taleplerin alt kırılımlarını ekleyerek detaylandırılmasını sağlayabilirsiniz.

Alt Talep Tipleri sayfasını açıp, Yeni Satır Ekle butonu ile satır açarak mevcuttaki talebe alt kırılım ekleyebilirsiniz.

Bu örneğimizde, Elektrik Arızası talebine istinaden alt talep ekleyelim.

Kullanılan alt talep tipinde yer alan tüm taleplerin de, isteğe göre alt talep tipini oluşturabilirsiniz.

İkinci Alt Talep Tipleri sayfasını açıp, mevcuttaki alt taleplere ait ikinci bir kırılım ekleyebilirsiniz.

Bu örneğimizde, Şartel Atması arızasına istinaden ikinci alt talep ekleyelim.

Yeni Ekle butonuna tıklayın. Kırılım ekleyeceğiniz Alt Talep Tipini seçin ve İkinci Alt Talep Adını yazıp, Kaydet butonuna tıklayın.

Taleplendirme detaylarını kaydettikten sonra, ilgili talep tipiyle gelen iş takiplerinin müdahale süresi hatırlatıcılarını oluşturabilirsiniz.

Hatırlatıcı alanına gelin. Karşınıza İlgili Personele Hatırlat ve Atanan Personele Hatırlat parametreleri gelmektedir. İş Takip Kaydı içerisinde yer alan İlgili Personel alanında seçili olan personele hatırlatma yapmak için İlgili Personele Hatırlat, İş Takip Kaydı içerisinde İş Takibi / Görev Atamaları alanından atama yapılan personele hatırlatma yapmak için Atanan Personele Hatırlat parametresini aktifleştirebilirsiniz.

Bu örneğimizde Atanan Personele Hatırlat yöntemi ile ilerleyelim.

Parametreler aşağıdaki gibidir;


SMS ile Hatırlat, E-Posta ile Hatırlat, Mobil Bildirim ile Hatırlat alanlarında seçim yapıldığında, bildirim yapılacak telefon ve mail adresi yazacağınız alanlar açılmaktadır.

Birden fazla telefon ve e-posta girmek için ";" ile ayrım yapınız.

Müdahale Süresi Geçen Talepleri Hatırlatmak için, ilgili parametreyi açıp saat kaçta hatırlatma yapılacağını belirtin.

Temel 3 kurulum adımını da tamamladığımızda, son olarak genel parametrelerin belirlenmesi gerekmektedir.

Genel ayarları yapabilmek için, sol taraftaki menülerimizden Teknik / İş Takibi / Parametreler alanına gelin.

Parametreler aşağıdaki gibidir; 

İş Takibi E-Posta Bildirimleri: Kaydedilen iş takiplerinin, mail olarak bildirilmesini sağlar.

İş Takibi Otomatik Atama Tarihleri: İş takibi atama tarihlerinin otomatik atanmasını ve değiştirilemez olmasını sağlar.

İş Talep Bildirim Mailleri İçin E-Posta: İş talebi bildirimlerinin geleceği mail adresi yazılır.

Detaylı İş Takip mailinin geleceği mail adresidir.

Seçilen Departmana Göre Personeller Listelensin: Seçilen departmana göre personeller Listelenir.

İlgili parametre aktifken, iş takip kaydı içerisinde departman seçimi yapıldığında, İş Takibi / Görev Atamaları alanında sadece Departmanlar alanından belirlediğiniz departman personelleri sıralanır.

Departman Zorunlu: Departman seçiminin zorunlu olmasını sağlar.

Mobil Uygulama üzerinden site sakinlerinin yaptığı bildirimlerde departman hiçbir zaman zorunlu olmaz.

Genel Parametreleri belirlediğimizde, İş Takip Kayıtlarına girilen Termin Süresi için hatırlatıcı kurabileceğiniz alanı açın.

Parametreler aşağıdaki gibidir;

SMS ile Hatırlat, E-Posta ile Hatırlat, Mobil Bildirim ile Hatırlat alanlarında seçim yapıldığında, bildirim yapılacak telefon ve mail adresi yazacağınız alanlar açılmaktadır.

Atanan veya İlgili Personel'in, Site / Personel alanında kayıtlı telefon numarası ve mail adresine termin bildirimleri yapılır. Termin Süresi İçin Hatırlatma alanında Diğer Telefon ve Diğer E-Posta alanına yazılan adresler, haricen bildirilmesini istediğiniz kişilerin bilgileri olmalıdır.

Birden fazla telefon ve e-posta girmek için ";" ile ayrım yapınız.

Hatırlatma Zamanı, belirleyeceğiniz saatte belirlediğiniz iletişim adreslerine bildirim yapar.

Haftasonu Bildirim Gönder butonunu aktifleştirdiğinizde, hangi gün gönderim yapacağınızı seçebilirsiniz. Hatırlatma Sıklığı parametresi ile ne sıklıkla bildirim göndermek istediğinizi belirtin. Tüm bu ayarları yaptıktan sonra, kaydedin.

Konu ile ilgili herhangi bir sorunuz olması durumunda 0216 911 87 77 3-3 tuşlayarak, destek@apsiyon.com‘dan veya Canlı Destek alanından Destek Ekibi ile görüşebilirsiniz.